就業規則とは？作成の目的・作成方法・注意点を簡単に解説【社労士監修】

「従業員が増えてきた」「育休を取る職員がいる」というタイミングで、「そろそろ就業規則を作ったり見直したりしたほうがいい？」と悩む経営者は少なくありません。

それまでは、口頭やその場の判断で回っていた職場でも、人が増えるにつれて「なんとなくの運用」では対応しきれなくなるためです。

ですが、就業規則の必要性を感じる一方で「何から手をつければ良いのか分からない」「自分で作るとしても、法律に違反しないか心配」と感じる方もいるでしょう。

そこで本記事では、就業規則を作る目的や作成が必要になるタイミング、2つの作成方法などを分かりやすく解説します。

「就業規則を作るべきか、見直すべきかどうか」を判断したいときに、ぜひこの記事をお役立てください。

就業規則とは

就業規則とは、労働者の賃金や労働時間、休日・休暇といった「労働条件」や「職場で守るべき規律」などを定めた職場におけるルールをまとめた文書のことです。

労働基準法では、就業規則に記載すべき内容について決まりがあり、その内容は大きく2つに分かれています。

たとえば、「労働・賃金・退職」などは就業規則の中で整理し、明記しておかなければなりません。

一方で、退職手当や賞与・安全衛生などについては、会社としてルールを設ける場合に就業規則への記載が求められます。

2つの記載事項については、後ほど詳しく説明します。

なお、就業規則は「労働者だけでなく使用者（会社）にも適用されるもの」と覚えておきましょう。

就業規則が必要になるタイミング

就業規則の作成が必須になるタイミングは、従業員数が10名以上になるときです。

従業員ごとに働き方や雇用形態が異なると、「誰に、どこまで同じルールを適用するのか」が分かりにくくなり、認識のズレが生じるケースがあります。

従業員が増えることは会社が成長しているサインでもありますが、同時にルール整備を検討すべきタイミングであると捉えましょう。

また、以下のようなときは就業規則を見直すタイミングです。

助成金の申請時には、就業規則の提出を求められることが多くあります。

就業規則の内容が整理されていない場合は、申請が進められないケースもあるため、事前に内容の確認をしましょう。

また、人事評価制度や福利厚生制度などを新たに導入したり変更したりする際にも、就業規則への反映が必要です。

以下の記事では中小企業の福利厚生の現状を詳しく解説しているので、福利厚生制度の見直しの際に読んでみてください。

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就業規則の作成が義務になる会社

労働基準法では、常時10人以上の労働者を使用する事業場に対し、就業規則の作成と所轄の労働基準監督署への届出を義務付けています。（※）

【※参考】労働基準法第89条

ここでいう「常時10人以上」とは、正社員だけでなくパートタイマーや契約社員など、雇用形態を問わず継続的に雇用している労働者を含めた人数のことです。

一時的な増減ではなく、日常的に10人以上が働いている状態かどうかが判断の目安になります。

従業員が10人未満の事業場については、法律上、就業規則の作成義務はありません。

ただし、就業規則はすべての従業員に適用されるルールを定めるもののため、人数が少ない場合でも、あらかじめ整備しておくことが望ましいとされています。

正社員とパートタイマーなどで労働条件が異なる場合には、全体に共通する就業規則に加えて、一部の従業員のみに適用される就業規則を別に定めることも可能です。

就業規則は何のためにある？作成の目的

就業規則は、単に法律上の義務を果たすために作るものではありません。

職場での働き方やルールを明確にし、使用者と労働者の双方が同じ基準を共有することで、安定した職場環境を作ることに意味があります。

とくに作成の重要な目的として、次の2点が挙げられます。

目的1.労使間の認識のズレによるトラブルを防ぐため

職場では、労働時間や休暇の取り扱い・賃金の支払い方法などについて、使用者と労働者の認識が食い違うことがあります。

日常業務の決まりが曖昧なままだと、「聞いていない」「そんなルールだとは思わなかった」といった不満が生じやすくなるものです。

就業規則で労働条件や職場のルールを明らかにしておくと共通認識を持てるため、認識のズレによるトラブルを防げます。

また、ルールの統一により従業員間の不公平感が生じにくくなる点も、就業規則を作成する重要な目的です。

目的2.トラブル発生時の判断基準を明確にするため

就業規則は日常業務だけでなく、問題やトラブルが発生した際の判断基準としての役割も担っています。

たとえば、指導が必要な場面や懲戒を検討する場面などでは、経営者の感覚やその場の判断だけで対応すると、対応にばらつきが出るリスクがあります。

従業員が対応に納得できなければ、「不当だ」と受け取られる可能性もあるでしょう。

あらかじめ就業規則にルールを定めておくと、「就業規則に基づいた対応」であることを説明でき、冷静かつ公平な判断がしやすくなります。

また、就業規則は従業員だけでなく会社側も守るべきルールであるため、賃金や休暇などについてもルールに沿った運用が求められます。

就業規則の整備で得られるメリット3つ

就業規則を作成・整備すると、さまざまなメリットを得られます。

1. 事務対応の負担を減らせる
2. 人材の定着につながりやすくなる
3. 助成金の申請・活用がしやすくなる

「対応する人も時間も限られている中で、できるだけトラブルを減らしたい」という企業にとって、上記は欠かせないポイントになります。

それぞれのメリットを詳しく見てみましょう。

1.事務対応の負担を減らせる

就業規則が整っていない場合は労働条件やルールを従業員ごとに対応せざるを得ず、その都度、説明や判断が必要になるケースがあります。

就業規則で勤務時間や休暇・賃金の考え方などを明確にすると、個別で判断や説明する場面が減るため、事務対応の負担軽減も可能です。

また、「このケースではどう扱うのか」「前例はあるのか」といった確認も、就業規則を基準に対応できるようになります。

確認作業や対応への時間が減る分、経営者や事務担当者が本来注力すべき業務に時間を使いやすくなる点は、就業規則を作成する大きなメリットです。

2.人材の定着につながりやすくなる

賃金や休暇・退職に関するルールなどが明確になり、従業員が自分の労働条件を把握しやすくなるのも、就業規則の整備で得られるメリットのひとつです。

働くうえでのルールが分かりやすく示されていることで、「将来が見えない」「扱いが不公平ではないか」といった不安が生じにくくなり、安心して働ける環境づくりにつながります。

制度やルールが整理されている職場は、採用時にも労働条件を説明しやすく、入社後のミスマッチを防ぐ効果も期待できます。

3.助成金の申請・活用がしやすくなる

助成金の多くは、「労働条件や社内制度が就業規則などで明確に定められていること」を要件としています。

「就業規則が整っていない」あるいは「内容が実態と合っていない」場合、申請自体ができなかったり、途中で見直しが必要になったりするケースも。

申請前に就業規則を整えておくと、助成金の要件確認や申請手続きをスムーズに進められます。

就業規則の整備により、制度導入のたびに慌てることなく、助成金の活用も含めて落ち着いて検討できる点もメリットと言えるでしょう。

就業規則の主な作成方法

就業規則を作成する方法はさまざまですが、ここでは代表的な方法を2つ紹介します。

• モデル就業規則を使用する
• 社労士に依頼する

どちらにもメリット・デメリットがあり、会社の規模や制度の複雑さ、将来の展開によって最適な選択は異なるため、どちらが自社に合うか確認してみてください。

モデル就業規則を使用する

厚生労働省では、就業規則のひな形として『モデル就業規則』を公開しています。（※）

【※参考】厚生労働省｜モデル就業規則について

モデル就業規則には、労働基準法などの法律に沿った標準的な条文が整理されており、初めて就業規則を作成する際の参考として広く活用されています。

モデル就業規則は、労働者保護の観点を重視して作られた一般的なひな形であるため、会社を守るという視点では十分でない部分もあります。

モデル就業規則を使用するときは、自社の実際の働き方やリスクに合わせて内容を調整しましょう。

社労士に依頼する

もうひとつの作成方法は、社会保険労務士（社労士）に就業規則の作成を依頼する方法です。

社労士は、労働法や労務管理の専門家として、法令に沿った内容はもちろん、会社の実態に合った形でルールを整理して文書化をします。

社労士への依頼は、モデル就業規則を使う場合に比べると初期費用がかかるのが一般的です。

しかし「法令に違反をしていないか」「自社の制度や業務内容に沿った就業規則か」を的確に確認しながら作成を進められる点は安心要素になります。

自社で作成したあとから修正する手間・費用などを考えると、初めから専門家に相談する価値は大きいと言えるでしょう。

就業規則の作成手順

ここでは、「モデル就業規則」を使用して就業規則を作成する流れを4ステップで解説します。

1. モデル就業規則などで作成
2. 労働代表者の意見を聴取する
3. 労働基準監督署へ届出を行う
4. 従業員へ周知する

1.モデル就業規則などで作成

初めに、厚生労働省が公表しているモデル就業規則などを参考にしながら、自社の実態に合った就業規則の原案を作成します。

就業規則には、「必ず記載しなければならない事項」と「ルールを設ける場合に、記載が必要となる事項」がある点に注意しましょう。

絶対的必要記載事項｜必ず記載する内容

『絶対的必要記載事項』とは、就業規則を作成する場合に「必ず記載しなければならない項目」のことです。

具体的には、次のような内容が含まれます。

労働	・始業及び終業の時刻、休憩時間、休日、休暇・労働者を２組以上に分けて交替に就業させる場合の就業時転換に関する事項
賃金	・賃金の決定、計算及び支払の方法、賃金の締切り・支払の時期、昇給に関する事項
退職	・退職に関する事項（解雇の事由を含む。）

労働・賃金・退職は、労働条件の根幹にあたる部分であるため、「記載がない」または「内容が不明確」な場合には、トラブルや是正指導につながる可能性があります。

相対的必要記載事項｜ルールを設けたときに記載する内容

『相対的必要記載事項』とは、「会社が制度やルールを設ける場合に、記載が必要となる項目」のことです。

たとえば、次のような事項が該当します。

退職手当	・退職手当に関する事項
臨時の賃金・最低賃金	・臨時の賃金（賞与）、最低賃金額に関する事項
費用負担	・食費、作業用品などの負担に関する事項
安全衛生	・安全衛生に関する事項
職業訓練	・職業訓練に関する事項
災害補償・業務外の傷病扶助	・災害補償、業務外の傷病扶助に関する事項
表彰・制裁	・表彰、制裁に関する事項
その他	・その他全労働者に適用される事項

これらの制度を運用しているにもかかわらず就業規則に記載していない場合、適切な運用ができなくなるおそれがあります。

2.労働者代表の意見を聴取する

就業規則を作成・変更するときには、労働者代表への意見聴取が必要です。

労働者代表とは「労働者の過半数を代表する者」または「過半数労働組合がある場合はその労働組合」を指します。

ここで重要なのは、同意を得ることではなく「意見を聴くこと」です。

聴取した意見は「意見書」としてまとめ、届出時に添付しましょう。

3.労働基準監督署へ届出を行う

労働者代表の意見を聴取したあとは、作成した就業規則と意見書を「事業場を管轄する労働基準監督署」へ届け出ます。

この届出は、常時10人以上の労働者を使用する事業場において「義務」とされています。

義務対象の会社が届出を行っていない場合、就業規則を作成していても、法令上の手続きを満たしていない状態となるので必ず届出をしてください。

4.従業員へ周知する

就業規則は、作成・届出を行っただけでは効力を十分に発揮しません。

就業規則は、すべての従業員に周知されてはじめて職場のルールとして機能します。

周知する方法は、以下のものが一般的です。

従業員が内容を確認できない状態では、就業規則を根拠とした対応が難しくなるため、必ず周知しましょう。

就業規則を作成・変更するときの注意点

就業規則は、内容や手続きに不備があると「作ってあるのに使えない」という状態になりかねません。

ここでは、作成・変更時に注意すべきポイントを解説します。

労働基準法や労働規約に反する内容は無効になる

就業規則は、会社が自由にルールを決められるものではありません。

「労働基準法などの法令」や「労働協約」に反する内容を定めた場合、その部分は無効となります。

上記の場合は「就業規則に書いてあるから問題ない」とはならず、法律の定めが優先されます。

自己流で作成・変更を行うと、知らないうちに法令違反となるリスクがあるため、違反していないか十分に確認しましょう。

不安な場合は、法令の専門家である社労士に作成を依頼すると安心です。

作成・変更をした場合は必ず従業員に周知する

就業規則は、作成しただけでは効力を発揮しません。

就業規則は、従業員に周知されてはじめて、職場のルールとしての効力を持つものです。

懲戒処分や解雇が必要となったとしても、周知をしていなければ就業規則の有効性が認められないケースもあるため、必ず周知しましょう。

【まとめ】就業規則は「会社と従業員を守るため」に早めに整えておきたいルール

従業員が増えると、口頭や場当たり的な判断では運用が追いつかなくなり、労働時間・休暇・賃金などの扱いで認識のズレが起きやすくなります。

就業規則は、認識のズレを減らし、トラブルが起きたときも「判断の基準」を持てるようにするための会社にとって重要な土台です。

また、就業規則を整備しておくことで日々の事務対応がスムーズになり、従業員が安心して働ける環境づくりにもつながります。

就業規則は助成金申請で求められる場面も多いため、「必要になってから慌てて作る」のではなく、早めに準備しておくと安心につながるでしょう。

就業規則のお困りごとは社労士法人の『あいわOffice』へ

就業規則は、モデル就業規則をベースにご自身で作成できますが、「自社の実態に合わない内容のまま運用してしまう」「必要な記載が抜ける」といったリスクもあります。

とくに、制度の変更や助成金活用・トラブル対応まで見据えるなら、初めから専門家に相談すると手戻りを減らしやすくなります。

社労士法人の『あいわOffice』では、企業の状況を丁寧にヒアリングしたうえで、就業規則を運用しやすい形に整理して作成します。

また、意見聴取や労働基準監督署への届出・周知まで一括でサポート可能です。

「自社に就業規則が必要か分からない」「法令に違反していないか心配」という段階でも相談できますので、お気軽にお問い合わせください。